Polityka Prywatności

Witaj! Korzystając z naszej strony internetowej oraz kontaktując się z nami przekazujesz nam swoje dane osobowe. Ta polityka prywatności wyjaśni Ci, kiedy i po co je zbieramy, co z nimi robimy i jakie przysługują Ci prawa.

Czy ta polityka prywatności może się zmieniać?

Co jakiś czas polityka prywatności może ulegać zmianom. Wtedy damy Ci odpowiednio znać. Aktualna wersja polityki prywatności obowiązuje od 01.07.2026

1. Słowniczek

• „my” / Administrator    oznacza spółkę Oktrano Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie
• „Ty” / użytkownik    oznacza osobę korzystającą ze strony internetowej, w tym dostępnych w niej funkcjonalności, np. z formularza kontaktowego
• strona internetowa / strona    oznacza stronę internetową Administratora pod adresem: https://www.oktrano.com/

2. Kto jest administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej jest Oktrano Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Tucholska 43, 01-618 Warszawa, KRS: 0000681375, NIP: PL5252713908.

3. Jak możesz się z nami skontaktować?

Jeżeli masz pytania lub żądania dotyczące Twoich danych osobowych, możesz się z nami skontaktować, kierując do nas:

1. wiadomość e-mail na adres: [email protected] lub
2. list na adres: ul. Tucholska 43, 01-618 Warszawa.

4. Czyje i jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy w ramach strony internetowej? Z jakich źródeł?

Przetwarzamy dane osobowe osób odwiedzających naszą stronę internetową, w tym korzystających z formularzy kontaktowych zamieszczonych na stronie oraz osób kontaktujących się z nami w inny sposób. Dane te otrzymujemy bezpośrednio od użytkowników lub automatycznie w związku z wejściem na stronę i korzystaniem z niej (np. dane techniczne).
Możemy przetwarzać następujące Twoje dane osobowe: 

1. w związku z odwiedzeniem przez Ciebie naszej strony internetowej: numer IP Twojego komputera[SSW1.1][ŁW1.2], dane z plików cookies (zob. punkt 12. tej polityki), 
2. w związku ze skorzystaniem przez Ciebie z danego formularza kontaktowego dostępnego na stronie: nazwa Twojej firmy lub firmy, której jesteś przedstawicielem, Twoje imię i nazwisko jako osoby kontaktowej, Twój NIP (jeżeli prowadzisz własną działalność gospodarczą), Twój telefon i adres e-mail (np. służbowe), treść Twojej wiadomości do nas.

Przy czym jeżeli kontaktujesz się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na naszej stronie internetowej w temacie: 1) wysyłki faktur, 2) płatności lub 3) pozostałych kwestii, innych niż wyodrębnione tematycznie w ramach formularzy dostępnych na stronie (zakładka formularza „inne”), wtedy Twoja wiadomość zostaje przekierowana do naszego partnera TSL Services sp. z o.o., który świadczy dla nas usługi w obszarze komunikacji z naszymi klientami i innymi partnerami biznesowymi. 
Informację o tym, jak przetwarzane są Twoje dane osobowe w sytuacji, gdy komunikację z Tobą koordynuje nasz partner TSL Services sp. z o.o. znajdziesz >>tutaj<<. 

5. Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe czy dobrowolne?

Abyśmy mogli odpowiedzieć na Twoją wiadomość, wysłaną za pośrednictwem formularza kontaktowego, musisz nam podać dane oznaczone w tym formularzu gwiazdką (*). Inne dane osobowe możesz podać, jeśli chcesz. 

6. W jakich celach i na jakich podstawach prawnych przetwarzamy dane osobowe?

Dane osobowe będą przetwarzane w celach:

1. realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów polegających na:
   1. możliwości złożenia zainteresowanym indywidualnej oferty naszych usług lub podjęcia współpracy,
   2. potrzebie rozpatrzenia zgłoszeń i zapytań wysłanych za pomocą formularza kontaktowego lub e-mailem, jak i udzielenia odpowiedzi na nie,
   3. zapewnieniu prawidłowego wykonania umowy zawartej z naszym klientem / partnerem biznesowym lub prowadzenia rozmów przed zawarciem umowy z potencjalnym klientem / partnerem biznesowym - jeżeli jesteś przedstawicielem takiego podmiotu, 
      w przypadku skorzystania z formularza kontaktowego dostępnego na stronie, 
   4. prowadzeniu analiz aktywności użytkowników strony internetowej, a także ich preferencji w celu poprawy stosowanych funkcjonalności,
   5. możliwości ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami dotyczącymi kwestii związanych z prowadzoną komunikacją za pośrednictwem strony internetowej lub z wykorzystaniem strony internetowej,na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;

2. jeżeli jesteś bezpośrednio naszym klientem / partnerem biznesowym (nie jesteś jego przedstawicielem) i korzystasz z formularza kontaktowego dostępnego na stronie internetowej, Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu realizacji umowy zawartej z Tobą, w szczególności w celu obsługi Twojego zgłoszenia dotyczącego zlecenia transportowego, a wcześniej Twoje dane możemy przetwarzać także w celu podjęcia działań zmierzających do zawarcia z Tobą umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

7. Komu możemy przekazywać Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe możemy przekazywać podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi, w szczególności dostawcom zajmującym się utrzymaniem naszej strony internetowej, naszemu partnerowi TSL Services sp. z o.o., który świadczy dla nas usługi w obszarze komunikacji z naszymi klientami i partnerami biznesowymi, dostawcom usług IT, dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych. Dane osobowe mogą być także przekazywane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności instytucjom uprawnionym do kontroli naszej działalności lub instytucjom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa.

8. Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

W zależności od celu przetwarzania, Twoje dane osobowe przetwarzamy przez okresy wskazane poniżej.

Dane zebrane w ramach obsługi wiadomości przesłanych za pomocą formularza kontaktowego, w tym prowadzenia dalszego kontaktu w razie potrzeby, przechowujemy przez 1 pełen rok kalendarzowy licząc od zakończenia kontaktu, chyba że komunikacja jest związana z umową zawartą z klientem / partnerem biznesowym, wtedy treść komunikacji przechowujemy przez okres realizacji umowy, której dotyczy komunikacja, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Wyjątkowo możemy przechowywać takie dane dłużej, jeżeli wiadomość wiąże się z roszczeniami, sprawą przed sądem lub innym organem (do czasu prawomocnego zakończenia postępowania).

Dane zebrane automatycznie za pomocą cookies oraz innych podobnych technologii przechowujemy przez okres wskazany w punkcie 12.D. tej polityki prywatności.

9. Jakie prawa Ci przysługują?

Przysługują Ci takie prawa dotyczące ochrony Twoich danych osobowych: 

• dostępu do danych, w tym uzyskania kopii danych, 
• sprostowania danych,
• usunięcia danych, 
• ograniczenia przetwarzania danych, 
• przenoszenia danych (to prawo dotyczy danych, które przetwarzamy na podstawie Twojej zgody lub są niezbędne do zawarcia i wykonania zlecenia),
• sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu. Uwzględnimy Twój sprzeciw jeżeli będzie zasadny (po zważeniu naszych i Twoich interesów oraz praw),
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji tutaj. 

Jeżeli składasz żądanie dotyczące Twoich danych osobowych, możemy poprosić Cię o odpowiedź na pytania, które umożliwią nam weryfikację Twojej tożsamości.

10. Czy przekazujemy Twoje dane osobowe poza EOG?

Twoje dane osobowe przetwarzamy na terenie EOG. EOG to Europejski Obszar Gospodarczy, czyli Unia Europejska (UE) plus takie państwa jak Islandia, Norwegia i Liechtenstein.

Korzystamy z dostawców usług, którzy działają na terenie EOG i nie przekazują Twoich danych poza EOG. Może się jednak zdarzyć, że niektórzy z naszych dostawców IT (z uwagi na globalny charakter takich usług) mogą przetwarzać Twoje dane osobowe poza EOG. W takiej sytuacji zabezpieczamy taki transfer danych poza EOG zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Stosujemy zwykle standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej i oceniamy taki transfer danych pod kątem bezpieczeństwa zgodnie z wymaganiami prawnymi albo działamy na podstawie decyzji o adekwatności, jeżeli została wydana dla danego kraju spoza EOG. Jeżeli chcesz się dowiedzieć więcej o zabezpieczeniach, jakie stosujemy na transferów danych poza EOG (w tym uzyskać kopię takich zabezpieczeń), skontaktuj się z nami (dane kontaktowe znajdziesz w punkcie 3. tej polityki prywatności). 

11. Czy stosujemy profilowanie lub automatyczne podejmowanie decyzji? 

Nie podejmujemy automatycznych decyzji w oparciu o Twoje dane osobowe ani nie dokonujemy profilowania.

12. Informacje na temat plików cookies

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies. Poniżej znajdziesz informacje na temat tego, czym one są, jakie i w jakim celu pliki cookies wykorzystuje nasza strona internetowa.

A. Co to są pliki cookies?

Pliki cookies, (tzw. ciasteczka), to dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu (np. komputerze, smartphonie) w czasie korzystania ze stron internetowych i następnie są przechowywane w pamięci tego urządzenia. Przy kolejnym połączeniu się z daną stroną, pliki cookies mogą być przez nią odczytane i posłużyć do dostosowania strony do zapamiętanych preferencji użytkownika lub np. w celach statystycznych.

B. Jakie pliki cookies wykorzystujemy?

Na naszej stronie internetowej wykorzystujemy następujące rodzaje plików cookies:

Niezbędne pliki cookies

Niezbędne pliki cookies są wymagane do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej. Umożliwiają m.in. utrzymanie sesji użytkownika.

Takim plikiem jest - PHPSESSID – plik sesyjny wykorzystywany przez aplikacje PHP do utrzymania sesji użytkownika.

Statystyczne pliki cookies

Statystyczne pliki cookies służą do zbierania informacji o sposobie korzystania ze strony internetowej, takich jak liczba odwiedzin, źródła ruchu czy zachowanie użytkowników. Dane te pomagają nam ulepszać działanie serwisu.  W tym celu korzystamy z narzędzia: Google Analytics 4 (oraz elementów wcześniejszej implementacji Google Analytics).

W ramach statystycznych plików cookies wykorzystujemy m.in.:

• _ga – służący do identyfikacji użytkowników i analizy statystyk odwiedzin,
• _gid – służący do analizy zachowania użytkowników na stronie,
• _gat_gtag_* – służący do ograniczania liczby zapytań do serwerów Google,
• ga* – służący do przechowywania informacji o liczbie odsłon.

C. Jakie dane z plików cookies gromadzimy i w jakim celu?

Gromadzimy informacje dotyczące Twojej interakcji w ramach strony internetowej. Dane zbierane za pomocą statystycznych plików cookies obejmują w szczególności informacje o sposobie korzystania ze strony internetowej, takie jak liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, odwiedzane podstrony czy źródła ruchu. Dane te są wykorzystywane wyłącznie do celów statystycznych i analitycznych, w celu poprawy funkcjonowania strony internetowej.

W ramach korzystania z narzędzia Google Analytics 4 dane mogą być przetwarzane w sposób zanonimizowany (np. poprzez skrócenie adresu IP).

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. do Stanów Zjednoczonych) w związku z korzystaniem z usług Google, przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń prawnych, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

D. Jak długo korzystamy z plików cookies?

Pliki cookies są przechowywane przez następujące okresy:

• PHPSESSID – do momentu zakończenia sesji lub maksymalnie do 1 dnia,
• _gid – 1 dzień,
• _gat_gtag_* – 1 minuta,
• _ga oraz ga* – do 1 roku i 1 miesiąca.

Po upływie wskazanych okresów pliki cookies są automatycznie usuwane lub mogą zostać usunięte wcześniej przez użytkownika (zobacz niżej).

E. Jak można zarządzać plikami cookies?

Niezbędne pliki cookies są instalowane automatycznie, ponieważ są one konieczne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej. Ich instalacja nie wymaga Twojej zgody.

Natomiast pozostałe pliki cookies (w szczególności statystyczne) są instalowane wyłącznie po uzyskaniu Twojej zgody. Podczas pierwszej wizyty na naszej stronie internetowej wyświetlany jest baner cookies, za pomocą którego możesz:

zaakceptować wszystkie pliki cookies,
odrzucić wszystkie pliki cookies (z wyjątkiem niezbędnych),
zarządzać ustawieniami cookies i wybrać preferencje dotyczące ich stosowania.

Możesz w dowolnym momencie zmienić swoje ustawienia dotyczące plików cookies lub wycofać swoją zgodę poprzez centrum preferencji cookies, dostępne na naszej stronie internetowej (np. w stopce strony).

Dodatkowo możesz zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w szczególności blokować ich automatyczną obsługę lub usuwać je z urządzenia.

Szczegółowe informacje o stosowanych plikach cookies dostępne są również w narzędziu do zarządzania zgodami cookies dostępnym na stronie.